2024年度 社員総会開催の遅延に関するお詫びとご報告
会員各位
一般社団法人 情報科学技術協会（INFOSTA）
会長 清田 陽司
平素より当協会の活動にご協力賜り、まことにありがとうございます。
このたびは、社員総会の開催が大幅に遅れ、会員の皆様に多大なるご心配とご迷惑をおかけいたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
2025年1月8日に開催いたしました社員総会においては、遅延が生じた背景と再発防止策を中心にご説明を差し上げましたが、改めましてその概要を以下にご報告申し上げます。
1．社員総会開催が遅れた背景
まず、決算および社員総会開催が遅れた主な要因を、順を追ってご説明します。
決算期の事務量集中
決算期を迎えるにあたり、事務手続きが集中してしまったことが大きな要因です。具体的には、2024年5月に実施した事務所移転、2024年7月に開催されたINFOPRO 2024において発表・参加申込の受付数や協賛企業数が大幅に増加したこと、さらに2023年度末をもって退職した職員からの引き継ぎなどが重なり、必要な決算処理をスムーズに進められない状況に陥りました。
税務処理の業務量増大
また、電子帳簿保存法の施行やインボイス制度の導入など、税務関連の法改正に伴う業務量の増大も、決算手続きの遅延に大きく影響いたしました。これにより、通常よりも顧問税理士事務所とのやり取りや処理に時間を要することになりました。
新規業務へのリソース配分
近年の動画メディアの普及などの環境変化に対応するために、ウェビナー運営や動画編集などへの対応を急務として進めてまいりましたが、その分だけ事務局のリソースが分散し、本来想定していたより多くの時間を要してしまいました。
権限委譲の遅れ
さらに、事務遂行体制のスリム化・デジタル化を進める上で不可欠な権限委譲が、各委員会等の意思決定に多くの時間を要したことに伴い遅延いたしました。業務が多岐にわたる一方で、迅速な意思決定のための体制を十分に整えることができなかった点も、今回の遅延を招いた一因でございます。
2．今後の基本的な考え方
こうした背景を踏まえ、当協会では今後の運営にあたり、以下の3点を基本方針として据えてまいります。
収支構造の強化を最優先
まずは、現行の収支構造では事務リソースを十分に増やすことが難しい状況にあります。そこで、新規会員や研究会メンバー、会誌購読者、スポンサーの受け入れをより柔軟かつ積極的に進め、組織の「足腰」とも言うべき基盤を強化してまいります。
デジタル活用と外部人材の活用
次に、業務効率化を目指す上で、デジタルツールの活用は不可欠です。しかしながら、現時点ではすべてのデジタル業務を専属スタッフだけで担うことが難しいため、専門スキルを持つ外部人材への委託や連携を視野に入れ、最適な形での推進を図ってまいります。
次世代へのリーダーシップ移行
最後に、「持続可能な運営体制への変革」を常に念頭に置き、次世代へのリーダーシップ移行、意思決定の迅速化を見据えた組織づくりに注力してまいります。当協会が将来的にも発展し続けられるよう、世代交代を円滑に行いつつ、現理事・委員会メンバーと次世代のリーダー層が協力して組織全体を支えてまいります。
3. 再発防止策
既に実施した施策
2025年度からは、決算期の事務業務量を軽減する目的で、INFOPROの開催時期を、7月から2017年度以前と同様の12月に戻すことにいたしました。これにより、決算に向けた作業が集中しないよう、今後のスケジュールを再調整しております。
また、税務処理の負荷を分散するために、一般会計と特別会計（経済産業省等の外部資金案件）をそれぞれ別の税理士事務所に依頼し、より効率的かつ迅速に処理を進められるようにいたしました。
今後実施を予定している施策
今後は、新規会員や研究会メンバー、スポンサーの受け入れを積極化し、安定した収入の確保と同時に、組織の基盤強化を図ります。加えて、会員管理や編集事務、ITインフラ管理、イベント運営などの業務については、段階的に外部業者や専門スタッフへの移管を進めていく方針です。
社員総会の遅延という重大な事態を引き起こし、会員の皆様にご不安をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。当協会は、今後も健全な組織運営を目指し、次世代にわたって会員の皆様の期待に応えられるよう、一同心を新たに取り組んでまいります。どうか引き続き、変わらぬご支援とご協力を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
以上